Ekip Çalışması

Çok sık kullanılan bir kavramdır "ekip çalışması"...Hep şirketlerimizde ekip çalışmasını geliştirmeye çalışırız. Bazen buna "takım çalışması" da dediğimiz olur.

Adı ne olursa olsun ekipleriniz ya da takımlarınız verimli bir şekilde,  hızlı bir şekilde iş üretebiliyor mu? Bu sorunun cevabı nasıl ekipler kurduğunuzla, ekip çalışmasından ne anladığınızla, daha da önemlisi ekip üyelerinin ne anladığı ile yakından ilgili. Geçenlerde Harvard Business Review (HBR) ın bloglarından biri olan "best practices" da  Amy Gallo da bu konuda yazmış. Onun yazdıklarından da alıntılar yaparak ekiplerin nasıl daha iyi çalıştırılabileceği yolunda birşeyler paylaşmak istiyorum...

Kurduğunuz ekiplerde ekip üyeleri sık sık birbirine girdiği için "hay böyle ekibe de...ekip çalışmasına da..." diye saydırıp odanıza gittiğiniz olmadı mı? Hele Türkiye'deki şirketlerde çok oluyor herhalde. Sonuçta "kendi işimi kendim yaparım" diyen bir sürü bireysel çalışanla başbaşa kalıyoruz. Halbuki çatışma ekip çalışmasının ruhunda olan birşey, sağlıklı bir şey yeterki dozunda olsun işle ilgili olsun  yapıcı olsun. Eskilerin bir deyişi var "barikai hakikat müsademeyi efkârdan doğar"... yani gerçeğin ışığı fikirlerin çatışmasından doğar.Önemli olan bu çatışmaların kırıcı değil yapıcı olması, kişisel değil iş odaklı olması. Fikir anlaşmazlıklarını iyi yönetmek, yönlendirmek ve bunları ekibin amacına hizmet eder hale getirmek ekip lideri kim ise onun görevidir. Bunu yapabilmek için de çatışmalar/fikir ayrılıkları daha doğmadan önce bunların nasıl yönetileceğinin belirlenmiş olması bu konuda bir prosedür/yöntem geliştirilmiş olması gerekir. Daha da önemllisi  ekibin üyeleri aynı amaçları, aynı değerleri ve kimliği paylaşan kişiler olmalıdırlar. Bunu sağlamak için de ekip kurulup çalışmasına başladığında önce bir süre ekibin kendisi ile ilgili çalışma yapmalıdır. Amacımız nedir, niye bir araya geldik, biz kimiz, yaptığımız işi nasıl ölçümleyeceğiz, nasıl raporlayacağız, zaman planımız nedir, çalışmada belirli ara hedeflerimiz var mıdır gibi ayrıntıların konuşulup tüm üyelerce üzerinde mutabık kalınmış olması sağlandığında herkesin anlaştığı bir başlangıç platformu veya bir çerçeve sağlanmış olur ki bu ilerde çıkacak çatışmaların halledilmesinde referans olarak kullanılabilsin.

Amy Golle'ya göre ekip üyeleri hangi konuda münakaşa ediyor olursa olsunlar bu tür tartışmaları veya anlaşmazlıkları halledebilmek için  birkaç yararlı yöntem var:

- Münakaşaya olabildiğince erken müdahale edin: Bırakayım kozlarını paylaşsınlar demeyin! Zira en basit anlaşmazlık bile bir anda büyüyerek ciddi çatışmalara yol açabilir ve ekip iş yapamaz hale gelebilir. Dolayısıyla ekip lideri olan kişilerin bir anlaşmazlık çıkacağı sinyalini erkenden algılaması ve gerekli önlemleri alması gerekir.

- Ekibin amaç ve ilkelerine (normlarına) odaklanın: Çatışma başladığında en iyi halletme yöntemi ekibin daha önce tartışıp mutabık kaldığı şeylere  atıf yapmak onları  örnek göstermektir. Demin bahsettiğimiz ön çalışma ilkelerini tartıştı ve anlaştı iseniz hemen o normlara atıf yaparak tartışmayı hizaya sokabilirsiniz. Yok bunları tartışma fırsatınız olmadı ise bu çatışmayı söndürün ve hemen bu konuyu gündeme alın ki başka çatışmaları kolayca kontrol edebilesiniz.

- Ortak bir mutabakat oluşturun: Ekip liderinin görevi çatışan ekip üyeleri arasında bir mutabakat sağlamaktır. Bunu yaparken de her  iki tarafa ve savundukları görüşlere saygı göstermelidir. Hekes kendi görüşünü yeterince, medeni bir biçimde ve bilimsel olarak ortaya koysun sonra bu görüşlere yer verecek tarafları tatmin edecek bir sonucun sağlanması için arada moderatörlük yapın. Burada "ne şiş yansın ne kebap" mantığından bahsetmiyoruz, ama geçerli argümanları olan bir karşı görüşü yok sayan bir karar veya sonuç  o ekibin ilerideki çalışmalarını olumsuz etkiler, motivasyonu azaltır. Bu ortak mutabakatı ararken de devamlı çatışma noktasının etrafında dolaşmayın, ileri gitmeyi sağlayacak unsurlardan yararlanarak  herkes için faydalı ve geçerli bir yeni argümana doğru götürün tartışmayı. Ve bunu yaparken de başta mutabık kaldığınız ortak amaca, ortak değerlere ve normlara atıf yapmayı  ihmal etmeyin.

Tartışma çıktı, siz  yukardaki yöntemlerle veya kendi yönteminizle işi tekrar rayına soktunuz ama unutmayın ki tarafların  yaraları hemen iyileşmiyor. İşte bu iyileşmeye fırsat verebilmek için ikinci bir hararetli konuya geçmek yerine, üzerinde kolayca anlaşılabilecek  üyelerin birbirlerine olan güvenlerini tesis etmelerine yardım edecek daha basit konuları gündeme getirin. Bazen gerekiyorsa kısa bir süre için çalışmayı tatil etmek ve daha sonra herkes  sakinleşince tekrar bir araya gelmek bir çözüm olabilir.

Özetlersek, iyi bir ekip çalışması için:

• çatışmayı yönetme prosedürlerini önceden saptayın,
• çatışma çıktığında erkenden müdahale edin,
• ekibi en kısa zamanda tekrar birarada çalışır hale getirin,
• ekibinizin ortak değerleri kimlikleri ve çalışma ilkeleri olduğunu var saymayın bunun olması için zaman ayırın ve olduğundan emin olun,
• çatışmaları kendi haline bırakmayın, uzamasına izin vermeyin,
• çatışma hakkında konuşmadan, konuyu bir mutabakata kavuşturmadan, üzerini örterek çalışmaya devam etmeyin.

Ne olursa olsun ekip çalışmasından vazgeçmeyin....