18 Ocak 2017 Çarşamba

AİLE ŞİRKETLERİNDE KURUMSALLAŞMA


Aile Şirketlerinin kurumsallaşması “Şirketin kurumsallaşması” ve “aile ilişkilerinin kurumsallaşması” şeklinde iki boyutlu olarak ele alınmalıdır.
Kurumsallaşma, amaçlara uygun bir örgüt yapısı oluşturulması, iş ve görev tanımlarının yazılması, iç yönetmeliklerin oluşturulması, yetki ve sorumlulukların dağıtılarak profesyonel bir yönetime geçilmesi gibi unsurlara işaret eder. Kurumsallaşma kısaca, operasyonel işlerin daha doğru bir şekilde işlemesini amaçlar. Örneğin bir aile Şirketi ele alındığında; aile anayasası oluşturulması, aile-yönetim ilişkilerinin belirlenmesi, aile konseyi oluşturulması, çatışma yönetimi sistematiği oluşturulması, devir planı yapılması ve hissedar sözleşmesi hazırlanması gibi unsurlar ön plana çıkar. Bu unsurlar, sahipliği ellerinde tutan aile bireylerinin sahibi oldukları şirketi ikinci ya da üçüncü kuşakta dağılma noktasına getirmelerini ya da satmalarını engeller, şirketin devamlılığını sağlar. Kurumsallaşma genel olarak aşağıdaki temel unsurları içeren ve bu unsurların etkileşim içinde olduğu bir süreçtir:
  • Şirketin hedefleri ve bu hedeflere ulaşma yolunda belirlenen strateji.
  • Şirketin faaliyetlerini yürütürken uyacağını taahhüt ettiği değerler ve ilkeler.
  • Şirketin faaliyetlerini sistematik bir şekilde yürütürken izlediği politika ve bu politikaların uygulanmasını sağlayan, iş yapış şekillerini ortaya koyan prosedürler.
  • Belirlenen politika ve prosedürlerin uygun ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için iş ve görev tanımlarının yapılması.
  • Amaçlara uygun organizasyonun belirlenmesi.
  • Şirketteki iş süreçlerinin (satış ve pazarlama, satın alma, tedarik zinciri, mali işler gibi) belirlenen hedeflere ulaşma ve stratejileri uygulamayı sağlayacak şekilde iş akışlarının tespiti.
  • Şirketin iş süreçlerine uygun, bu süreçlerin etkin bir şekilde yürütülmesini destekleyen bilgi işlem altyapısı.
  • Yetki ve sorumlulukların tespiti ve bu sorumlulukları taşıyabilecek kişilere dağıtılarak profesyonel bir yönetime geçilmesi.
 KURUMSALLAŞMAK NE DEĞİLDİR?
  •      Kurumsallaşmak sadece kural koymak değildir.
  •        Sadece profesyonel yöneticiler istihdam edilmesi demek de değildir.
  •       Tek tip bir kurumsallaşma modeli yoktur.
  •      Yanlış kurumsallaşma hantallığa yol açar, sadece aile şirketlerinde değil bütün şirketlerde yaratıcı gelişmeyi öldürür.
  •       Kurumsallaşma yolunda kabul edilen ilkeler ve kuralların mutlaka yazılı olması önemli değildir, ancak şirketteki herkes tarafından bilinmesi, benimsenmesi ve uygulanması önemlidir.
KURUMSALLAŞMA YOLUNDA ATILMASI GEREKEN GENEL ADIMLAR
1. Her aile şirketinin kendine has özellikleri vardır. Her şirket kendi yapısına göre yönetim ve denetim anlayışı geliştirmiştir. Ancak, her ne kadar özellikli olursa olsun bazı temel ögeler bütün şirketlerde aynıdır. Örneğin bütün şirketler gelir ve giderlerini bilmek ister. Doğru satış, hizmet ve üretim politikası uygulamak ister. Önemli olan bunları evrensel standartlarda yapmak, başarılı örneklerden ve tecrübelerden yararlanmaktır.
2. Şirketlerin ömrü kurucularının ömrü ile sınırlı değildir. Şirketler de doğar, büyür ve doğru yönetilmezlerse yok olurlar. Süreklilik ancak doğru kurumsallaşma ve kurumsal yönetime geçerek elde edilebilir. Bir şirketin sahibinin işinin başında olması, asker gibi ön cephede savaşmasını gerektirmez, ancak iyi bir komutan gibi ordusunu yönetmesini gerektirir.
3. Büyüyen veya büyümeyi hedefleyen şirketlerde patronlar günlük faaliyetler içinde kaybolmamalı, stratejik konulara odaklanmalıdır. Ancak şirketin gidişatını doğru iç denetim ve iç kontrol yöntemleri ile takip etmelidir.
4.Aileler genişledikçe ve şirket büyüdükçe işler daha karmaşık hale gelmeye başlar. Bu nedenle, iş hayatındaki sorumlulukların ve görevlerin iyi tanımlanması önemlidir. Belirsizlik işle ilgili doğru kararlar alınması yönünde önemli bir engeldir.
5.Kurumsallaşma yolunda alınan kararlar ve koyulan kurallara uyulması önemlidir. Ailedeki duygusallıkla, şirket yönetimindeki profesyonellik birbirine karıştırılmamalıdır.
6. Aileyi ilgilendiren konular aile içinde, şirket faaliyetleri ile ilgili konular şirkette konuşulmalıdır. Bunun en doğru yolu, şirketin bir yönetim kurulunun oluşturulması ve düzenli yönetim kurulu toplantıları yapılmasıdır. Yönetim kurullarını oluşturan ve düzenli yönetim kurulu toplantıları yapan şirketler, kurumsal yönetime geçiş yolunda en büyük adımı atmış demektir.
7. Özellikle küçük ve orta ölçekli aile şirketlerinde her konuda uzman bulunması mümkün olmayabilir. Şirketin gereksinim duyduğu konularda danışmalarla çalışılması doğaldır. Danışmanlarla çalışılması, şirketin kurumsallaşmasına katkıda bulunur. Ancak unutulmamalıdır ki danışmanlar, danışıldıkları konularda fikirlerini söylerler ve belirli sürelerle şirkette bulunurlar.
8. Aile şirketleri aile olmanın getirdiği avantajdan yararlanmalı, ancak aile bireyleri yetkinlikleri ölçüsünde profesyonel bir anlayışla çalışmalıdırlar. Ayrıca şirkette çalışmayan ama hissedar olan diğer aile fertlerinin hakları da korunmalıdır. Bu nedenle, kitabın takip eden sayfalarında örnek olarak verilen aile anayasasının düzenlemesinde fayda vardır.
9. Aile anayasasının yazılı olması şart değildir ancak, şirkette çalışan ve çalışmayan bütün aile fertleri tarafından kabul edilmesi, benimsenmesi ve uygulanması önemlidir. Bununla beraber, hazırlanarak noterde tasdik ettirilen aile anayasasının hukuken geçerliliği de sağlanır. Ayrıca unutulmamalıdır ki söz gider yazı kalır.
10. Kurumsallaşmaya karar veren şirketler, bu konuyu;
1. Aile açısından 
2. Şirket açısından
ele almalıdırlar. Ayrıca, kurumsallaşma konusunda;
1. kuşak kurucu, 
2. kuşak kardeşler, 
3. kuşak kuzenler
aşamasında, hem aile hem de şirket açısından ele alınması gereken dersler farklı farklıdır.
www.ailesirketidanismani.com

AİLE MECLİSİ ve AİLE KONSEYİ


Bir aile şirketinde yapılandırılması gereken üç adet oluşum olmalıdır. Bunun en önemlisi yönetim kuruludur. İkincisi düzenli aile toplantıları düzenlemek, sonuncusu ise aile meclisi ve anayasasını oluşturmaktır. İlgili yasalara göre oluşturulması gereken Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu gibi kurumsal organların yanı sıra, ailenin iş yaşamındaki etkinliğini arttırmak ve aile ile iş ilişkilerini düzenlemek üzere bir Aile Meclisi’nin meydana getirilmesi çok önemlidir. Bu meclisin temel amacı, şirketi ve aileyi etkileyen konuları anlamak ve bunlara ilişkin sorunları çözmektir. Böylece, politikaların netleştirilmesi ve aile üyelerine iletilmesi mümkün olabilecektir.
Aileye ait şirket(ler)in yönetiminde görev alsın ya da almasın, şirket(ler)de hissesi olan aile üyeleri ile bunların birinci derece akrabaları arasında (kardeşler, eşleri, çocukları gibi) 15 yaşın üzerindekiler Aile Meclisine üye olmalıdırlar. Bu tanımın dışında kalan aile üyeleri de Meclis'in oybirliği ile üye yapılabilir. Hisse sahibi olmasına karşın 15 yaşını doldurmamış çocuklar Meclis toplantılarına katılabilir ancak oy hakkını ebeveyni/vasisi aracılığıyla kullanabilirler. Meclisin faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak üzere aile dışından danışmanlar da, üyelerin tamamının rıza göstermesiyle meclise dâhil edilebilir.
Aile Meclisinin sağlıklı çalışabilmesi için üyeler arasından bir Başkan seçilmeli ayrıca eğer sayı çok ise bir de “aile konseyi” oluşturulmalıdır.  Aile meclisinin görevi aileyi, aile olarak desteklemektir. Bu oluşum aile üyelerinin isteklerinin işle bağdaştırılmasını sağlar. Yani Meclis aile tarafında bir oluşumdur.  Aile meclisinin bireysel iş kararlarına katılmaması gerekir
Aile üyelerinin sayısı 30 gibi kritik eşiği aşınca aile içi konular artık verimli tartışılamaz hale gelir. Bu durumda aile meclisi üyeleri arasında 5-10 kişilik bir “aile konseyi” oluşturulması yararlı olacaktır. Bu konsey ailenin ele almak isteyeceği birçok konuyu görüşüp karara bağlar, şirkete öneriler sunar. Bu kurulun üyelerinin şirket yönetim kurulunda olmaları gerekmez. Zaten asıl amaç şirkette çalışmayan aile üyelerinin temsil edilmesini sağlamaktır.

Aile Meclisi veya Aile Konseyi:
  • ·         Aile, şirket yönetim kurulu ve şirket yöneticileri arasında bağlantı sağlayan temel kurumdur,
  • ·         Şirket yönetim kuruluna atanacak adayları belirler,
  • ·         Aile değerlerini ve vizyonu belirler,
  • ·         Aile üyelerine hak ve sorumlulukları hakkında eğitim verir,
  • ·         Aile üyelerinin şirkette istihdamı ve maddi haklarını onaylar,
  • ·         Önemli sahiplik ve yönetim değişikleri hakkında üyelere bilgi verir gerekirse karar alır,
  • ·         Önemli aile uyuşmazlıklarını çözümler,
  • ·         İşle ilgili stratejileri tartışır,
  • ·         Aile anayasası oluşturur

Aile Meclisi veya Aile Konseyi hiçbir zaman Şirket Yönetim Kurulu’nun yerine geçmemelidir. Yönetim kurulunun ağırlıklı olarak profesyonel, çıkar çatışması olmayan ve zaman ayırabilecek kişilerden oluşturulması esastır. Yönetim kurulunun temel görevleri arasında ortakları temsil etmek ve haklarını korumak, uzun dönemli iş stratejilerini oluşturmak ve performansı izlemek yer alır. Yönetim kurulu şirketi izler ve denetler. Bununla birlikte Aile Meclisi stratejik konularla ilgilenir, operasyonel konuları yönetime bırakır ve icranın içinde yer almaz. Ayrıca, yönetim kurulunda aile meseleleri de yer almaz. Aile konseyi üyeleri sadece yönetim kuruluna aile meclisinin tavsiyelerini iletir.

Aile konseyi hem aile hem de işle ilgili konularda iletişimi artırmak ve kolaylaştırmak için kurulur. Düzenli aile konseyi toplantıları aile için önemli konuların görüşüldüğü mükemmel bir platform olurken, aile üyeleri içinde konuşulması gereken konular ele alınır. Bu konsey küçük ailelerde aile üyeleriyle ile eşlerinden oluşurken, geniş ailelerde her ev halkı veya her aile temsilcilerinden oluşabilir. Etkin ve verimli aile konseyi toplantıları için aşağıdaki konulara dikkat edilmesinde yarar vardır.

  • ·         Konsey (veya aile küçük ise meclis) yılda en az 2 en çok 6 kez toplanmalıdır,
  • ·         Toplantılarda mutlaka bir gündem olmalıdır,
  • ·         Toplantılarda ve sonrası için mutlaka bir yönetim kılavuzu oluşturulmalıdır.
  • ·         Toplantıdan elde edilen sonuçları ve görüşmeleri raporlayacak bir raportör olmalıdır.
  • ·         Aile üyelerini eğitmek üzere özellikle hisse devri, el değiştirme vergileme gibi konularda toplantılara danışman veya uzmanlar çağrılabilir.
  • ·         Eğer önemli anlaşmazlıklar tartışılacaksa toplantıya bir şirket danışmanını davet etmekte yarar vardır.


Aile Konseyi başkanı şirket ile aile arasındaki ilk temas noktasıdır.


www.ailesirketidanismani.com

AİLE İÇİ DEVİR TESLİM – HALEF BELİRLEME


Özellikle aile şirketlerinde kurucu liderden sonra şirketin ne olacağının belirlenmesi şirketin sürekliliği için çok önemlidir. Son ana kadar beklemeden, herhangi bir nedenle lider işten çekilmek zorunda kalırsa yönetimi/liderliği kimin nasıl devir alacağı önceden belirlenmeli ve bu konu tüm aile üyeleri tarafından bilinmelidir.
Böyle bir planlama yapılması:
-          Şirketin başarılı şekilde hayatına devam etmesini garanti altına alacaktır,
-          Aile içerisinde gereksiz tartışma ve sürtüşmelerin doğmasını önleyecektir,
-          Aile servetinin korunmasını sağlayacak, gereksiz vergilerin doğmasını önleyebilecektir,
-          Yetki ve sorumlulukların ehil kişilere geçmesini güvence altına alacaktır,
-          Gelecekteki liderin bu pozisyona hazırlanmasına imkân verecektir.
Bir devir-teslim planı oluşturabilmek için:
-          Şirketin mevcut durumu analiz edilmelidir
-          Devir teslim ile ilgili ailenin vizyonu ortaya konulmalıdır:
o   Kurucu lider, liderliği halefine devretme konusunda ne düşünüyor?
o   Kurucu liderin yönetiminde şirketin organizasyon şeması nasıldır?
o   Halef görevi devir alınca bu şema nasıl şekillenecektir?
-          Gündeme gelebilecek stratejik sorunlar belirlenmeli ve cevaplanmalıdır
-          Bunlara göre bir eylem planı hazırlanmalıdır.
Öte yandan aile genişledikçe şirkete dâhil olabilecek aile üyelerinin sayıları artmakta, bu da halef adaylarını çoğaltmaktadır. Bu nedenle şirket anayasasında kimlerin hangi yetkinliklere sahip olduklarında şirket içerisinde ne görevler alacakları, bunlar arasında hangi görevleri üstlenmiş olan ve hangi tecrübeye ulaşmış olanların halef adayı olabilecekleri tanımlanmalıdır.
Devir teslim planlamasını yapmak için doğru bir danışmanla çalışmak, konuya tarafsız bir gözün bakmasını sağlayacak ve liderin daha az önyargı ile süreci belirlemesine yardımcı olacaktır.

www.ailesirketidanismani.com