AİLE ŞİRKETLERİNDE KURUMSALLAŞMA

Aile Şirketlerinin kurumsallaşması “Şirketin kurumsallaşması” ve “aile ilişkilerinin kurumsallaşması” şeklinde iki boyutlu olarak ele alınmalıdır.

Kurumsallaşma, amaçlara uygun bir örgüt yapısı oluşturulması, iş ve görev tanımlarının yazılması, iç yönetmeliklerin oluşturulması, yetki ve sorumlulukların dağıtılarak profesyonel bir yönetime geçilmesi gibi unsurlara işaret eder. Kurumsallaşma kısaca, operasyonel işlerin daha doğru bir şekilde işlemesini amaçlar. Örneğin bir aile Şirketi ele alındığında; aile anayasası oluşturulması, aile-yönetim ilişkilerinin belirlenmesi, aile konseyi oluşturulması, çatışma yönetimi sistematiği oluşturulması, devir planı yapılması ve hissedar sözleşmesi hazırlanması gibi unsurlar ön plana çıkar. Bu unsurlar, sahipliği ellerinde tutan aile bireylerinin sahibi oldukları şirketi ikinci ya da üçüncü kuşakta dağılma noktasına getirmelerini ya da satmalarını engeller, şirketin devamlılığını sağlar. Kurumsallaşma genel olarak aşağıdaki temel unsurları içeren ve bu unsurların etkileşim içinde olduğu bir süreçtir:

• Şirketin hedefleri ve bu hedeflere ulaşma yolunda belirlenen strateji.
• Şirketin faaliyetlerini yürütürken uyacağını taahhüt ettiği değerler ve ilkeler.
• Şirketin faaliyetlerini sistematik bir şekilde yürütürken izlediği politika ve bu politikaların uygulanmasını sağlayan, iş yapış şekillerini ortaya koyan prosedürler.
• Belirlenen politika ve prosedürlerin uygun ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için iş ve görev tanımlarının yapılması.
• Amaçlara uygun organizasyonun belirlenmesi.
• Şirketteki iş süreçlerinin (satış ve pazarlama, satın alma, tedarik zinciri, mali işler gibi) belirlenen hedeflere ulaşma ve stratejileri uygulamayı sağlayacak şekilde iş akışlarının tespiti.
• Şirketin iş süreçlerine uygun, bu süreçlerin etkin bir şekilde yürütülmesini destekleyen bilgi işlem altyapısı.
• Yetki ve sorumlulukların tespiti ve bu sorumlulukları taşıyabilecek kişilere dağıtılarak profesyonel bir yönetime geçilmesi.

 KURUMSALLAŞMAK NE DEĞİLDİR?

•      Kurumsallaşmak sadece kural koymak değildir.
•        Sadece profesyonel yöneticiler istihdam edilmesi demek de değildir.
•       Tek tip bir kurumsallaşma modeli yoktur.
•      Yanlış kurumsallaşma hantallığa yol açar, sadece aile şirketlerinde değil bütün şirketlerde yaratıcı gelişmeyi öldürür.
•       Kurumsallaşma yolunda kabul edilen ilkeler ve kuralların mutlaka yazılı olması önemli değildir, ancak şirketteki herkes tarafından bilinmesi, benimsenmesi ve uygulanması önemlidir.

KURUMSALLAŞMA YOLUNDA ATILMASI GEREKEN GENEL ADIMLAR

1. Her aile şirketinin kendine has özellikleri vardır. Her şirket kendi yapısına göre yönetim ve denetim anlayışı geliştirmiştir. Ancak, her ne kadar özellikli olursa olsun bazı temel ögeler bütün şirketlerde aynıdır. Örneğin bütün şirketler gelir ve giderlerini bilmek ister. Doğru satış, hizmet ve üretim politikası uygulamak ister. Önemli olan bunları evrensel standartlarda yapmak, başarılı örneklerden ve tecrübelerden yararlanmaktır.

2. Şirketlerin ömrü kurucularının ömrü ile sınırlı değildir. Şirketler de doğar, büyür ve doğru yönetilmezlerse yok olurlar. Süreklilik ancak doğru kurumsallaşma ve kurumsal yönetime geçerek elde edilebilir. Bir şirketin sahibinin işinin başında olması, asker gibi ön cephede savaşmasını gerektirmez, ancak iyi bir komutan gibi ordusunu yönetmesini gerektirir.

3. Büyüyen veya büyümeyi hedefleyen şirketlerde patronlar günlük faaliyetler içinde kaybolmamalı, stratejik konulara odaklanmalıdır. Ancak şirketin gidişatını doğru iç denetim ve iç kontrol yöntemleri ile takip etmelidir.

4.Aileler genişledikçe ve şirket büyüdükçe işler daha karmaşık hale gelmeye başlar. Bu nedenle, iş hayatındaki sorumlulukların ve görevlerin iyi tanımlanması önemlidir. Belirsizlik işle ilgili doğru kararlar alınması yönünde önemli bir engeldir.

5.Kurumsallaşma yolunda alınan kararlar ve koyulan kurallara uyulması önemlidir. Ailedeki duygusallıkla, şirket yönetimindeki profesyonellik birbirine karıştırılmamalıdır.

6. Aileyi ilgilendiren konular aile içinde, şirket faaliyetleri ile ilgili konular şirkette konuşulmalıdır. Bunun en doğru yolu, şirketin bir yönetim kurulunun oluşturulması ve düzenli yönetim kurulu toplantıları yapılmasıdır. Yönetim kurullarını oluşturan ve düzenli yönetim kurulu toplantıları yapan şirketler, kurumsal yönetime geçiş yolunda en büyük adımı atmış demektir.

7. Özellikle küçük ve orta ölçekli aile şirketlerinde her konuda uzman bulunması mümkün olmayabilir. Şirketin gereksinim duyduğu konularda danışmalarla çalışılması doğaldır. Danışmanlarla çalışılması, şirketin kurumsallaşmasına katkıda bulunur. Ancak unutulmamalıdır ki danışmanlar, danışıldıkları konularda fikirlerini söylerler ve belirli sürelerle şirkette bulunurlar.

8. Aile şirketleri aile olmanın getirdiği avantajdan yararlanmalı, ancak aile bireyleri yetkinlikleri ölçüsünde profesyonel bir anlayışla çalışmalıdırlar. Ayrıca şirkette çalışmayan ama hissedar olan diğer aile fertlerinin hakları da korunmalıdır. Bu nedenle, kitabın takip eden sayfalarında örnek olarak verilen aile anayasasının düzenlemesinde fayda vardır.

9. Aile anayasasının yazılı olması şart değildir ancak, şirkette çalışan ve çalışmayan bütün aile fertleri tarafından kabul edilmesi, benimsenmesi ve uygulanması önemlidir. Bununla beraber, hazırlanarak noterde tasdik ettirilen aile anayasasının hukuken geçerliliği de sağlanır. Ayrıca unutulmamalıdır ki söz gider yazı kalır.

10. Kurumsallaşmaya karar veren şirketler, bu konuyu;

1. Aile açısından 

2. Şirket açısından

ele almalıdırlar. Ayrıca, kurumsallaşma konusunda;

1. kuşak kurucu, 

2. kuşak kardeşler, 

3. kuşak kuzenler

aşamasında, hem aile hem de şirket açısından ele alınması gereken dersler farklı farklıdır.

www.ailesirketidanismani.com