İşbirliği Nasıl Sağlanır?

Bir işyerinde yürütülen herhangi bir dönüşüm projesinin başarısı öncelikle çalışanlar arasında işbirliğini (collaboration) sağlamakla mümkündür. Fakat bunu sağlamak hiç de kolay bir şey değildir. İşte bugün işbirliğinin nasıl sağlanacağı konusunda Cisco'nun CEO su John Chambers'in 2001 de şirketin başına geldiği zaman başlattığı büyük dönüşüm projesindeki deneyimlerinden bahsedeceğim. Chambers dot.com balonu patlayıp da Cisco'nun 460 milyon dolarlık değeri borsada eriyip gittiği sırada işbaşına gelmişti. Öncülük ettiği dönüşüm projesiyle 2002 den itibaren Cisco'nun gelirleri %90 arttı, karlılığı yükseldi.

Morten Hansen  HBR'ın "The Conversation" bloguna 4 Mart 2010 da yazdığı yazıda Chambers'in Cisco'da işbirliğini arttırabilmek için oluşturduğu beş ilkeden bahsediyor. Nedir bu beş ilke veya dönüşümün üzerine inşa edildiği beş direk:

1- Liderlik biçimini değiştir: Eğer emir-komuta esasına göre yürüyen bir liderlik varsa işbirliği sağlanamaz. İşbirlikçi lider diğerlerini karar alma süreçlerine dahil eder, fikirleri dinler, gerektiğinde taviz verir, ortak payda arar....
2- Teşvikleri değiştir: Eğer bireysel başarıları ödüllendirmeye devam edersen işbirliği ortamı sağlama umudundan vazgeçebilirsin. Yönetim ekiplerini ekip olarak ödüllendirecek bir performans sistemi kurmalısın. Chambers tepe yöneticlerine bunu söylediğinde %15i işi bıraktı ama bu kötü bir şey değil! Elinizde herhangi bir yönetici değil işbirliği yapan yöneticiler olmalı.
3- Yapıyı değiştir:  Organizasyon şemanız sizi silolar halinde çalışmaya yönlendirecek şekilde dizayn edilmiş ise sonuçta silolarınız olur! Fonksiyonel bir yapı oluşturun ( pazarlama, satış, imalat gibi) ama bunlar arasında işbirliğini sağlayacak cross-functional komiteler, çalışma grupları da oluşturun. Her grup bir yeni pazar fırsatını gerçekleştirmekten sorumlu olsun.
4- Çalışma şeklini değiştir: Bu gruplarda işbirliği ortamını sağlamak için önce bir vizyon geliştirin, üç yıl sonra nasıl bir başarı hedefliyorsunuz tarif edin...sonra bunu gerçekleştirmek için farklı bir strateji oluşturun, bu pazar koşullarında bu hedefe ulaşabilmek için neyi nasıl yapmalıyız nasıl kazanırız? Bunu belirledikten sonra da icraata geçin, kim neyi önümüzdeki 12-18 ay içinde yapacak...Böylece tüm ilgili fonksiyonların kulanacağı ortak bir dil oluşacak.
5- Sosyal medya araçlarını kullan: Birçok şirkette oluşturduğunuz grupların üyesi olan insanlar farklı ortamlarda çalışıyorlar, hatta farklı şehirlerde dahi olabiliyorlar...bu fiziki ayrışmayı ortadan kaldıracak teknolojik imkanları seferber edin, insanlar fiziken değil ama sanal olarak kolayca biraraya gelebilmeli...Bu yapılabilirse (ki bugünkü teknolojik imkanlarla çok kolay vede çok ucuz) farklı fonksiyonlar arasında gruplar oluşturuken coğrafi farklılıkları hiç kaale almadan rahatça takım kurabileceksiniz.

Bu yöntemi anlattıktan sonra Morten Hansen yöntemle ilgili iki önemli risk faktörüne de dikkat çekiyor. Birisi yöneticilerin iş yükünün çok artması, bir yönetici birden çok komitede takımda çalışmaya başlayınca verim kaybedebiliyor. İkincisi aşırı işbirliği riski, ki bu da kaosa yol açabiliyor. Ama işte burada tepedeki yöneticinin liderin işlevi öne çıkıyor, nereye kadar gidilecek nerede dur denecek onu lider söylemeli.

Sonuç itibariyle her durumda kullanılabilecek tektip bir çözümden bahsetmiyoruz, her dönüşüm projesi kendi doğrularını bulmak zorunda....

Yukarda alıntıladığımız Morten Hansen'in "Collaboration: How Leaders Avoid the Traps, Create Unity and Reap Big Results" isimli ilginç bir kitabı var, kendisi Californiya Üniversitesinde ve INSEAD da profesördür...